Comune di Taggia

1. Regolamento comunale del servizio di economato

REGOLAMENTO COMUNALE

DEL SERVIZIO DI ECONOMATO


APPROVATO CON DELIBERAZIONE
DEL CONSIGLIO COMUNALE
CC nº 8 del 26/03/1998
SOMMARIO


TITOLO I - ASPETTI GENERALI 3
Art. 1 - Finalità e contenuto del Regolamento 3
Art. 2 - Servizio di Economato 3
Art. 3 - Funzioni del Servizio Economato 3
TITOLO II - ASPETTI ORGANIZZATIVI 3
CAPO I - Economo 3
Art. 4 - Incarico all'Economo 3
Art. 5 - Sostituto 4
Art. 6 - Responsabilità dell'Economo 4
CAPO II - Competenze 4
Art. 7 - Adempimenti dell'Ufficio Economato 4
Art. 8 - Compatibilità, responsabilità e deroghe 5
CAPO III - Procedure di Gestione 6
Art. 9 - Dotazione 6
Art. 10 - Obbligo del rendiconto 6
Art. 11 - Registro di cassa 7
Art. 12 - Acquisto di materiali e attrezzature 7
Art. 13 - Limite delle singole anticipazioni 7
Art. 14 - Anticipazione o rimborso di somme 7
Art. 15 - Materiali di consumo 8
Art. 16 - Entrate 8
Art. 17 - Vendita o distribuzione di oggetti 8
CAPO IV - Agenti Contabili 8
Art. 18 - Definizione 8
Art. 19 - Vigilanza 9
Art. 20 - Gestione 9
CAPO V - Controllo 9
Art. 21 - Controlli e verifiche 10
TITOLO III - NORME FINALI 10
Art. 22 - Rinvio 10
Art. 23 - Entrata in vigore 10


TITOLO I - ASPETTI GENERALI


Art. 1 - Finalità e contenuto del Regolamento

1. Il presente Regolamento disciplina il Servizio di Economato, sostituendo quello approvato con deliberazione C.C.N.70/87, ed è redatto in conformità alle disposizioni del D.Lgs.vo 25/2/1995, N. 77.


Art. 2 - Servizio di Economato

1. Il servizio di Economato è organizzato come servizio autonomo, cui è preposto uno specifico responsabile.
2. È svolto dal relativo Ufficio Economato, inserito all'interno del Settore Contabile, quale unità organizzativa del Servizio Ragioneria.
3. Il responsabile dell'ufficio, identificato nell'Economo con apposito provvedimento, svolge le proprie funzioni sotto il diretto controllo del Capo Settore Contabile.


Art. 3 - Funzioni del Servizio Economato

1. Al servizio di Economato sono assegnati i compiti precipui di assicurare il regolare svolgimento dell'azione operativa e organizzativa dell'Ente e di gestire, in forma coordinata e continuativa, l'insieme dei mezzi strumentali e finanziari necessari a tale scopo.
2. Con tali scopi, esso provvede:
- all'acquisizione di beni e di servizi occorrenti per assicurare il regolare svolgimento dell'attività degli uffici e dei servizi comunali;
- all'esecuzione delle spese minute di funzionamento necessarie per soddisfare i correnti fabbisogni di uffici e servizi, a carico di fondi posti per lo scopo a disposizione degli esecutori;
- lla conservazione di valori e beni dell'Amministrazione;
- a vigilare e coordinare in ordine all'attività degli altri agenti contabili e dei consegnatari dei beni
- alla ricezione delle entrate in contanti non da altri gestite, assicurandone il deposito presso la Tesoreria.


TITOLO II - ASPETTI ORGANIZZATIVI


CAPO I - ECONOMO


Art. 4 - Incarico all'Economo

1. Con decreto sindacale, a norma dell'art. 36, comma 5-ter, della L. n° 142 dell'8/06/1990, è nominato il responsabile dell'ufficio Economato, cui viene assegnato il profilo di Economo.
2. Il profilo di Economo è assegnato fra i dipendenti di almeno 6ª qualifica funzionale con più di 5 anni di servizio.
3. L'incarico è a tempo indeterminato, soggetto a revoca in qualsiasi momento.
4. L'atto di revoca, di fonte sindacale, deve essere motivato ed è adottato, compiute le opportune valutazioni, su richiesta dell'interessato o su segnalazione del Capo Settore Contabile, del Segretario, del Sindaco.
5. All'Economo è corrisposta l'indennità di maneggio valori così come stabilita dal D.P.R. n° 347 del 25/06/1983. Altresì deve godere di congrua copertura assicurativa per il trasporto valori.


Art. 5 - Sostituto

1. Parimenti, è individuato tra il personale in forza al Settore Contabile, un Vice Economo che in caso di assenza o impedimento svolge le stesse mansioni limitatamente all'ordinaria amministrazione.
2. Sono escluse dall'ordinaria amministrazione la gestione di somme al di fuori del fondo economale e la resa del rendiconto.
3. Le operazioni sul conto corrente di cui al successivo art. 9 sono firmate dal Segretario o dal Ragioniere.
4. Il lavoro del Vice Economo è svolto compatibilmente con le incombenze della sua occupazione primaria.


Art. 6 - Responsabilità dell'Economo

1. L'Economo è agente contabile a tutti gli effetti e pertanto ne assume tutte le responsabilità.
2. È personalmente responsabile di tutti i beni e le somme ricevuti in custodia, sino a che non ne abbia ottenuto legale discarico.
3. È altresì responsabile della regolarità dei pagamenti e non può fare delle somme e dei beni ricevuti un uso diverso da quello per il quale vennero concessi.
4. È tenuto all'osservanza degli obblighi previsti dal presente Regolamento e dalle altre norme che riguardano gli agenti contabili.


CAPO II - COMPETENZE


Art. 7 - Adempimenti dell'Ufficio Economato

1. L'Economo provvede, di regola, alle seguenti operazioni:
1) acquisto di materiale di cancelleria, modulari, stampati, timbri, targhe, numeratori ed altri articoli per ufficio;
2) istruttoria per la compilazione e l'aggiornamento del catalogo degli stampati e dell'albo dei fornitori, se istituiti;
3) acquisto di libri, quotidiani, pubblicazioni periodiche, Gazzette Ufficiali e Bollettino Ufficiale Regionale, pagamento dei canoni di abbonamento a riviste;
4) pagamento di spese postali, telegrafiche, per ritiro plichi postali in contrassegno, trasporto di materiale, inserzioni varie su pubblicazioni, di valori bollati, imposta di registro, tasse, diritti eventuali;
5) acquisto o noleggio di arredi, mobili, medicinali, necessari per il funzionamento dei vari servizi comunali;
6) spese relative ad altri piccoli interventi in ordine al normale funzionamento e all'usuale manutenzione di uffici e servizi, per cui la necessità non era prevedibile nella fase di predisposizione delle gare periodiche di fornitura, o che presuppongano l'urgenza a provvedere o che siano di modesta entità;
7) spese non prevedibili alle quali, per motivi di urgenza, non si possa provvedere tramite mandato di pagamento;
8) liquidazione delle fatture relative ai servizi di telefonia e di erogazione acqua, gas ed energia elettrica;
9) rimborso delle somme anticipate dai dipendenti o anticipazione per spese telefoniche nei limiti di quanto preventivamente autorizzato dalla Giunta Comunale;
10) gestione dei contratti di manutenzione di mobilio, arredi, macchine e attrezzature tecniche destinate agli uffici e dei servizi di pulizia, derattizzazione e disinfestazione dei locali della sede comunale;
11) pagamento di tasse di circolazione, bollo per patenti degli autisti, rimborso pedaggi e posteggi, regolarmente documentati;
12) pagamenti per acquisto urgente di carburanti e lubrificanti per i mezzi comunali;
13) rapporti con le compagnie assicuratrici di beni mobili ed immobili del Comune;
14) spese di rappresentanza sostenute dagli amministratori ed acquisto generi di conforto;
15) anticipazione di fondi necessari per il perfezionamento di atti o contratti, o al disimpegno di procedure concorsuali, salvo recupero quote di spesa a carico di terzi;
16) anticipazione di fondi per piccole spese di riparazione a fabbricati, impianti elettrici e di riscaldamento, ad attrezzi di lavoro e alle macchine, con carattere d'urgenza;
17) rimborso al personale di spese sostenute per trasporti urbani determinate da cause di servizio;
18) anticipo a dipendenti e amministratori di spese di trasferta e per partecipazione a convegni, congressi e corsi di formazione professionale, debitamente autorizzate e comunque per quote esenti da ritenute fiscali;
19) pagamento delle spese dipendenti da servizi di Stato affidati ai Comuni;
20) erogazione di piccoli sussidi straordinari a indigenti di passaggio ed ai poveri;
21) incasso dei proventi derivanti da cessioni autorizzate di copie, pubblicazioni e supporti informatici, verso pagamento;
22) vendita o distribuzione di mobili, macchinari e oggetti dichiarati fuori uso;
23) incameramento e versamento presso il Tesoriere Comunale dei diritti di segreteria, di stato civile, delle carte di identità e di altri diritti, delle piccole rendite patrimoniali, dei proventi per servizi cimiteriali e trasporti funebri, delle tariffe per i servizi a domanda individuale o di altri piccoli proventi vari.


Art. 8 - Compatibilità, responsabilità e deroghe

1. L'operato dell'Economo deve collaborativamente integrarsi con il lavoro di tutti gli uffici, allo scopo di garantire, sulla base dei principi di buona amministrazione, trasparenza e programmazione, l'ottimizzazione di efficienza e produttività.
2. A tal fine, all'interno della struttura organizzativa individuata dai servizi, ai quali è sempre preposto un responsabile "verticale", l'Economo si inserisce quale "responsabile orizzontale" con competenza autonoma. Nel rispetto delle decisioni organizzative del capo servizio, egli agisce con responsabilità di procedura. Non esiste sovrapposizione di responsabilità tra le due figure.
3. Deliberazioni della Giunta Comunale e determinazioni dei Capi Settore non possono assegnare all'Economo nuove incombenze o ampliare quelle previste dal presente Regolamento.
4. L'unica deroga ammessa deve essere prevista in via eccezionale dal Piano Esecutivo di Gestione, il quale, nel caso si istituisca un nuovo servizio, può prevedere per il periodo limitato di un anno, nuove incombenze per l'Economo.

CAPO III - PROCEDURE DI GESTIONE


Art. 9 - Dotazione

1. Per far fronte agli adempimenti di cui agli articoli precedenti, viene versata a favore dell'Economo una anticipazione trimestrale reintegrabile di Lit. 25.000.000, da imputarsi al rispettivo capitolo del titolo IV di spesa. La Giunta Comunale provvede preventivamente ad individuare gli opportuni interventi all'interno del bilancio impegnando le somme necessarie alla gestione del servizio.
2. La reintegrazione del fondo avviene tramite rimborso all'Economo delle somme inserite nel rendiconto di cui agli articoli successivi, ovvero emettendo mandati di anticipazione per le somme presumibilmente necessarie per ogni occorrenza. I rimborsi avvengono tramite mandato sui confacenti capitoli di spesa, indicati ogni volta all'atto dell'erogazione dal responsabile del servizio che ha ordinato la spesa.
3. A fine esercizio, l'ultima reintegrazione chiude a pareggio l'anticipazione, che viene restituita per intero dall'Economo alle casse comunali, tramite il pagamento di reversale di Lit. 25.000.000 spiccata sull'apposito capitolo del titolo VI di entrata.
4. I pagamenti da parte dell'Economo sono effettuati in contanti oppure mediante assegni da staccarsi sul conto corrente bancario intestato all'Economo, al Sostituto ed al Capo Settore Contabile a firme disgiunte, appositamente aperto presso la Tesoreria Comunale. Sostituto e Capo Settore firmano in caso di assenza dell'Economo.
5. Su detto conto corrente affluisce ogni liquidità in dotazione all'Economo.
6. Gli interessi maturati sulle somme ivi depositate sono annualmente versati nelle casse del Comune.
7. Per la gestione delle liquidità, l'Economo si avvale della cassaforte installata presso l'ufficio, di cui Capo Settore e Sostituto sono a conoscenza delle modalità di apertura.


Art. 10 - Obbligo del rendiconto

1. L'Economo è tenuto a presentare nella prima decade del mese successivo alla fine di ogni trimestre il rendiconto trimestrale della sua gestione, documentato per ogni uscita sostenuta, da sottoporre all'esame e all'approvazione della Giunta Comunale la quale dispone il reintegro del fondo per il successivo trimestre.
2. La Giunta, ritenuto regolare il rendiconto, procede all'approvazione dello stesso con provvedimento deliberativo, disponendo la liquidazione delle spese, nonché l'emissione dei mandati di rimborso a favore dell'Economo, da imputarsi in bilancio al capitolo proprio della singola spesa.
3. Il rendiconto è preventivamente vistato per la regolarità tecnico-contabile dal responsabile del Servizio Finanziario.
4. Qualora l'andamento della gestione dei servizi esaurisca prima del termine del trimestre il fondo economale, l'Economo può richiederne la reintegrazione tramite rimborso in via anticipata, secondo le medesime modalità; la scadenza trimestrale rimane comunque immutata.
5. Relativamente alle somme messe a disposizione dell'Economo che non rientrano nel fondo economale, il provvedimento di assegnazione, sia esso deliberazione o determinazione, individua dettagliatamente il vincolo dell'anticipazione, la motivazione per il ricorso all'Economo e ne spiega le modalità. Ad operazione conclusa l'Economo rimetterà all'ufficio ordinante specifico rendiconto documentato, tenendone copia agli atti.
6. In qualsiasi momento in cui possa essere richiesto dal Sindaco, dal Segretario, dal Capo Settore, dal Collegio dei Revisori, l'Economo deve giustificare efficacemente l'uso cui ha destinato i fondi ricevuti in anticipazione.
7. Nel rendiconto, sottoscritto dall'Economo, le spese devono essere raggruppate per capitolo di bilancio. Per ogni capitolo deve essere compilato un elenco delle spese corredato dai buoni di anticipazione/rimborso emessi e dai documenti giustificativi.
8. Nel termine previsto dall'art.75 del D.Lgs.vo 77/95 provvede a rendere il rendiconto annuale.


Art. 11 - Registro di cassa

1. L'Economo tiene aggiornato un apposito registro di cassa dove annota ogni movimento monetario dell'esercizio.
2. In esso sono annotati:
_ in entrata: l'anticipazione annuale, i successivi reintegri, tutte le altre entrate, derivanti da tariffe, fitti, rimborsi, ecc.;
_ in uscita: ogni pagamento effettuato e la restituzione a fine anno dell'anticipazione.
3. Il registro può essere redatto su supporto cartaceo o magnetico. In quest'ultimo caso deve essere garantita la sicurezza dei dati.


Art. 12 - Acquisto di materiali e attrezzature

1. Relativamente ai numeri 1), 3), 59, 6), 10), 11) elencati all'art.7, l'Economo riceve espresse indicazioni dall'ufficio interessato all'acquisto, onde entrare in possesso delle debite specifiche tecniche necessarie all'individuazione univoca del prodotto o del servizio.
2. L'Economo, qualora la procedura di individuazione del contraente non sia svolta dal servizio interessato, reperisce le potenziali ditte fornitrici, predispone il bando di gara, invia le richieste di offerta e preventivo, custodisce le buste di offerta, è segretario della commissione per l'apertura delle buste. L'Economo può ancora liquidare le fatture, previo visto sulle stesse del capo servizio interessato e indicazione del capitolo di spesa su cui effettuare il pagamento.
3. Ogni assegnazione di fornitura avviene secondo quanto dispone il vigente Regolamento Comunale dei Contratti.


Art. 13 - Limite delle singole anticipazioni

1. L'Economo può effettuare le sopraindicate operazioni nel limite massimo di Lit. 1.000.000, I.V.A. esclusa, per ogni singolo acquisto o spesa, e provvedere al pagamento con i fondi a disposizione, seguendo le procedure di cui ai successivi articoli.


Art. 14 - Anticipazione o rimborso di somme

1. L'Economo anticipa o rimborsa somme previa richiesta su apposito buono di anticipazione/rimborso, precedentemente in dotazione ai singoli uffici, firmato dal responsabile del servizio interessato (capo servizio o capo settore), contenente le seguenti informazioni:
- oggetto della spesa;
- importo;
- capitolo di spesa su cui avviene l'imputazione;
- impegno meccanografico, se già adottato;
- estremi della eventuale deliberazione d'impegno.
2. Nessun pagamento può essere eseguito senza autorizzazione preventiva del capo servizio, da formalizzarsi con il buono di cui sopra. Nessun pagamento può essere effettuato in assenza di disponibilità finanziaria del capitolo attinente la spesa.
3. Al momento di versare la somma, l'Economo provvede alla numerazione del buono.
4. Il buono è poi firmato da Economo e da chi percepisce materialmente la somma.
5. Al buono deve essere obbligatoriamente allegata la documentazione giustificativa della spesa; insieme costituiscono parte integrante del rendiconto trimestrale.
6. Qualora il percipiente si riservi di produrre la documentazione della spesa in un secondo tempo, questi è tenuto a provvedervi nel più breve tempo possibile. In caso contrario, dopo richiesta scritta dell'Economo, la somma sarà trattenuta dalla retribuzione del percipiente.


Art. 15 - Materiali di consumo

1. Le provviste di materiali direttamente acquistati dall'Economo e destinati al consumo degli uffici sono effettuate sulla base di distinte annue compilate da ogni singolo servizio, consegnate entro la data indicata dall'Economo stesso.
2. La distribuzione periodica del materiale è effettuata a seguito di richiesta anche verbale dell'interessato, previa firma su apposito registro di carico e scarico del materiale stesso.
3. L'Economo mantiene costantemente aggiornato detto registro al fine di individuare in qualsiasi momento la giacenza presente nei magazzini.
4. Per le provviste la cui gestione è affidata all'Economo, gli uffici e servizi comunali devono fare capo esclusivamente al Servizio Economato.


Art. 16 - Entrate

1. Le entrate che non siano l'anticipazione e le sue ricostituzioni, sono documentate da copia della ricevuta rilasciata dall'Economo al versante.
2. Se le somme derivano da proventi di servizi gestiti da altri uffici, la ricevuta è compilata dal versante che contestualmente chiede la debita reversale all'Ufficio Ragioneria, secondo modelli prestampati già in suo possesso.
3. È l'Economo che cura la completezza della ricevuta e l'inoltro alla Ragioneria.


Art. 17 - Vendita o distribuzione di oggetti

1. La vendita o la distribuzione degli oggetti fuori uso deve essere specificatamente deliberata, di volta in volta, dalla Giunta Comunale.


CAPO IV - AGENTI CONTABILI


Art. 18 - Definizione

1. Concordemente al Regolamento Comunale di Contabilità, sotto la denominazione di agenti contabili dell'amministrazione si comprendono:
a) gli agenti che con qualsiasi titolo sono incaricati di riscuotere le varie entrate e di versarne le somme nelle casse del Tesoriere;
b) tutti coloro che hanno maneggio qualsiasi di pubblico denaro, o sono consegnatari di generi, oggetti o materie appartenenti al Comune;
c) gli impiegati cui sia conferito speciale incarico di compiere esazione di entrate di qualunque natura e provenienza;
d) tutti coloro che, anche senza legale autorizzazione, assumono ingerenza negli incarichi attribuiti agli agenti anzidetti e riscuotono somme di spettanza del Comune.


Art. 19 - Vigilanza

1. Tutti gli agenti contabili esercitano le loro funzioni sotto la vigilanza e secondo gli ordini che ricevono dai rispettivi responsabili delle unità organizzative da cui dipendono.
2. I rapporti tra Economo e Agenti Contabili sono in funzione degli adempimenti di fine anno di cui all'articolo che segue.
3. Resta fermo quanto previsto dal Regolamento Comunale di Contabilità.


Art. 20 - Gestione

1. L'Agente Contabile, sia esso a materia o a denaro, è responsabile anch'egli secondo quanto prescritto al precedente art. 6, comma 4.
2. La gestione degli Agenti Contabili decorre dalla data di assunzione del servizio e termina il giorno di cessazione di esso. Entrambe le date sono indicate dai provvedimenti di assegnazione e di revoca dell'incarico.
3. All'inizio della gestione devono essere redatti processi verbali e inventari, dai quali risulti la consegna dell'ufficio e il debito che l'Agente assume. Con eguali atti si accerta, al termine della gestione, il credito e il debito dell'Agente cessante.
4. I predetti processi verbali si distinguono in conti dell'entrata, conti della spesa e conti dei beni. Alla loro redazione partecipano i responsabili degli uffici coinvolti.
5. Ove più titolari si siano succeduti in un ufficio nello stesso anno, ciascuno di essi rende separatamente il conto del periodo della propria gestione. Se però per congedo, permesso, malattia od altra causa l'Agente affidi sotto la sua responsabilità il servizio del suo ufficio ad altra persona, ancorché questa sia accettata dall'autorità competente, non si interrompe la durata della sua gestione e il contabile deve comprendere nel suo conto giudiziale anche il periodo di tempo nel quale fu dalla predetta persona sostituito. Nei casi di morte, interdizione o inabilitazione di un Agente Contabile, i conti sono resi dai legittimi sostituti nei termini sopra prescritti.
6. Anche l'Agente Contabile, qualora non rilasci ricevute a mezzo bollettari, è tenuto all'adempimento di cui all'art. 11.
7. Sebbene sia l'Economo tenuto alla presentazione di quanto indicato dall'art. 75 del D.Lgs. n° 77 del 25/02/1995, anche l'Agente Contabile predispone, per quanto di rispettiva competenza, ciò che il decreto prescrive, consegnandolo entro il primo mese dalla chiusura dell'esercizio finanziario all'Economo stesso.
8. Ogni agente contabile è comunque responsabile della propria gestione personale.


CAPO V - CONTROLLO


Art. 21 - Controlli e verifiche

1. Oltre ai controlli di cui al comma 3 dell'art. 2 e comma 6 dell'art. 10, l'Economo è soggetto a quanto disposto dall'art. 64 del D.Lgs. n° 77 del 25/02/1995.
2. Parimenti, gli altri agenti contabili sono soggetti ai controlli di cui al comma precedente.


TITOLO III - NORME FINALI


Art. 22 - Rinvio

1. Per quanto altro non previsto nel presente Regolamento valgono le disposizioni previste in materia da leggi, dallo Statuto e da altri Regolamenti Comunali.


Art. 23 - Entrata in vigore

1. Il presente Regolamento entrerà in vigore dopo le approvazioni di rito e ad esecuzione avvenuta delle necessarie procedure di pubblicazione.

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